Credit: Martin Steiger

07.01.2022

Aufbewahrungspflichten

Wie lange müssen Unterlagen, Bücher und Geschäftspapiere aufgehoben werden? Und wie sieht es mit den Papieren rund um die Covid-Förderungen aus? …

Grundsätzlich müssen Bücher, Aufzeichnungen, Belege und Geschäftspapiere entsprechend der Bundesabgabenordnung 7 Jahre lang aufbewahrt werden.

Dauer der Laufzeit

Die Fristenlaufzeit beginnt immer am Ende des Jahres, für das die Buchungen vorgenommen wurden. Bei einem abweichenden Wirtschaftsjahr läuft die Frist vom Ende des Jahres weg, in dem das Wirtschaftsjahr endet.

Elektronische Rechnungen

Bei elektronischen Rechnungen ist die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit für die Dauer von 7 Jahren zu gewährleisten.

Beweismittel

Bei Unterlagen, die in einem für die Abgabenerhebungbetreffenden anhängigen Verfahren von Bedeutung sind oder in einem gerichtlichen oder behördlichen Verfahren als Beweismittel dienen, verlängert sich die Frist auf unbestimmte Zeit.

Sonderzeiten

Für bestimmte Unterlagen gibt es eigene Aufbewahrungsfristen:

  • 22 Jahre: Für Unterlagen, die Grundstücke im Sinne des § 2 des Grunderwerbsteuergesetzes betreffen.
     
  • Beim Kauf eines Grundstücks bzw. einer Immobilie im Privatvermögen sollten alle Unterlagen, die mit dem Kauf, einem Zu- und Umbau oder einer Großreparatur in Zusammenhang stehen, für Zwecke der Berechnung der Immobilienertragsteuer bei einem späteren Verkauf unbefristet aufbewahrt werden
     
  • 10 Jahre: für alle Aufzeichnungen, die bei Inanspruchnahme der sogenannten One-Stop-Shops (OSS) zu führen sind.

Covid Förderungen

Haben Sie Förderungen in Anspruch genommen, so sind auch die Bestimmungen zur Aufbewahrung der entsprechenden Förderrichtlinie zu beachten:

  • Investitionsprämie 10 Jahre
  • Kurzarbeitsbeihilfe 10 Jahre
     

Ungeachtet aller Fristen rät Dieter Derntl, Steuerberater Interrevision.at: „Bitte beachten Sie, dass Betriebsprüfungen auf bis zu zehn Jahre zurück möglich sind. Daher ist es zweckmäßig, Unterlagen auch so lange aufzuheben", und erklärt die Vorteile der Digitalen Buchhaltung, "Wir übernehmen die digitale Aufbewahrung für unsere Klienten. Diese freuen sich, dass sie den Originalbeleg (z. B. Papier) sofort entsorgen können und trotzdem jederzeit übers Internet Zugriff auf jeden Beleg haben.“
 

Die WKO warnt:
Aus der Nichtaufbewahrung von Büchern und Aufzeichnungen sowie den dazugehörigen Belegen kann sich eine Schätzbefugnis durch die Abgabenbehörde ergeben. Sollten die Unterlagen vorsätzlich nicht aufbewahrt worden sein, so handelt es sich um eine Finanzordnungswidrigkeit. Welche eine Geldstrafe von bis zu 5.000 EUR nach sich ziehen kann.

Aufbewahrungsfristen Übersicht

  • Buchhaltungsunterlagen  -  7 Jahre
  • Belege/Rechnungen  -  7 Jahre
  • Unterlagen iZm Grundstücken gem. Umsatzsteuergesetz  -  22 Jahre
  • Unterlagen zum EU-OSS  -  10 Jahre
  • Aufzeichnungen von Plattformen iZm der Plattformhaftung  -  10 Jahre
     
  • COVID-19 Investitionsprämie   -  10 Jahre
  • COVID-19 Kurzarbeitsbeihilfe  -  10 Jahre

 

Dieter Derntl

leitet die renommierte Steuerkanzlei Interrevision in Wien und ist seit 30 Jahren auf die Beratung kleiner und mittlerer Unternehmen erfolgreich spezialisiert. Wir freuen uns Herrn Dieter Derntl als beratenden Fachmann für Steuer- und Unternehmerangelegenheiten regelmäßig zu Rate zu ziehen zu können.